Procedure for behandling og indstilling af ansøgninger

Baggrund for proceduren:

Jfr. EU FÆLLESFORORDNNING 2021-1060, af 24. juni 2021, Artikel 33, litra b: Skal de lokale aktionsgrupper udarbejde en ikke-diskriminerende og gennemsigtig udvælgelsesprocedure og -kriterier, så interessekonflikter undgås og det sikres, at ingen interessegruppe alene kan udøve kontrol med udvælgelsesafgørelser.

På baggrund heraf, og KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) 2022/129, af 21. december 2021 og FORVALTNINGSLOVEN (LBK nr 433 af 22/04/2014) § 22 og § 24 har LAG & FLAG Thy-Mors udarbejdet denne procedure for behandling af ansøgninger.

 Projektmidler:

• Der indstilles hvert år LAG-projekter for ca. 3 mio. kr. og National-FLAG (N-FLAG) projekter for ca. 1,6 mio. kr.
  • Beløbene reguleres årligt af Plan- og Landdistriktsstyrelsen. Det aktuelle beløb til næste indstillingsrunde, kan ses her
• Som udgangspunkt afholdes to ansøgningsrunder for LAG- og N-FLAG-midler hvert år.
  • Hvis der for hele året er mindre end 1 mio. kr. i puljen, vil hele puljen blive indstillet i 1. ansøgningsrunde.
• LAG’en fordeler midlerne på de to ansøgningsrunder, efter en konkret vurdering af antal og kvalitet af de indkomne ansøgninger under hensyntagen til:
  • Puljen til 2. ansøgningsrunde for LAG-midlerne, vil være på mindst 1 mio. kr.
  • Puljen fastsættes endeligt ved indstillingsmødet for 1. ansøgningsrunde.
• LAG & FLAG Thy-Mors modtager i almindelighed ansøgninger for et større beløb, end der er til rådighed i ansøgningsrunden. Derfor kan ansøgerne ikke forvente, at få hel eller delvis indstilling på deres ansøgning, også selvom ansøgningen har opnået mindste kravet på 29 point.

Fordeling på overordnede indsatsområder:

• Fordelingen af LAG-midlerne mellem Erhvervsprojekter og Almennyttige projekter er i Udviklingsstrategien for LAG & FLAG Thy-Mors fastsat til 60/40 for hele perioden 2023-27.
• Fordelingen er derfor ikke fast i den enkelte ansøgningsrunde, men afhænger af antal og kvalitet af de indkomne ansøgninger.

Antal ansøgninger:

• Hver ansøger kan kun indsende én ansøgning i samme ansøgningsrunde.
• Hver ansøger kan kun indsende enten én LAG ansøgning eller én National-FLAG ansøgning i samme ansøgningsrunde.

Omkostninger og støttebeløb:

• Omkostninger der er betalt før indsendelsestidspunktet vil grundlæggende ikke kunne opnå støtte.
• Ansøgningsbeløb afrundes ned til nærmeste kr. 1.000.

Krav til ansøgningens bilag:

Ansøgere skal medsende følgende bilag til ansøgningen, for at bestyrelsen kan få det bedst mulige grundlag til, at vurdere ansøgningen på:

• Sidste årsregnskab / foreningsregnskab (vurdering af den økonomiske kapacitet)
• Driftsbudget for mindst 1 år, men gerne 2 år (til vurdering af opretholdelseskravet)
• Forretningsplan (også ikke nyetablerede virksomheder) (til vurdering af forretnings-/projektgrundlaget)
• Bilag vedrørende bæredygtighed (til vurdering af om projektholder forholder sig til bæredygtighed i projektet)
  • Benyt gerne skabelonerne fra Thy Erhvervsforum til det det ”Miljømæssige lag” og det ”Sociale lag”. Skabelonerne findes her
• Ansøgerne opfordres til at medsende visuelt materiale til deres projekt, hvis dette forefindes f.eks. skitser, tegninger og fotos (vedhæftes som pdf)
• Øvrige bilag der er krav om ifølge bekendtgørelsen. Krav afhænger af hvem ansøger er og hvilken type projekt der ansøges til. Krav til øvrige bilag findes i ansøgningsskemaet.

Udvælgelsen af projekter, der indstilles til tilskud, sker på baggrund af en konkret, individuel,
ikke-diskriminerende vurdering af hver enkelt ansøgning.

Projekterne vurderes i forhold til de øvrige indkomne ansøgninger i en given ansøgningsrunde, for at kunne afgøre hvilke projekter, der i ansøgningsrunden, bedst lever op til de satte mål i LAG´ens strategi.

For at sikre en ensartet vurdering af ansøgningerne, benytter LAG & FLAG Thy-Mors et vurderingsværktøj, indeholdende 9 prioriteringskriterier fastsat af Plan- og Landdistriktsstyrelsen og 1 kriterie fastsat af LAG & FLAG Thy-Mors.

Vurderingsværktøjet gør det muligt, på trods af, at ansøgningerne er vidt forskellige, at få et sammen-ligneligt beslutningsgrundlag for bestyrelsen.

Vurderingsværktøjet (kan ses her):

• Bestyrelsen vurderer alle ansøgninger i forhold til de 10 fastlagte prioriteringskriterier jfr. Udviklingsstrategien. Udviklingsstrategien findes her
• Hvert kriterie scores ud fra en skala fra 0 til 7, hvor 7 er den højeste score.
• Alle kriterier vægtes ens i beregningen af den samlede score.

Krav for indstilling:

• Hvert kriterie har en mindste score, der skal opnås, for at ansøgningen kan indstilles.
• Den samlede score skal mindst udgøre 29 point (summen af minimumsscoren for hvert kriterie), for at ansøgningen kan indstilles.

Indstillingsbeløb:

• Hvis ”Krav for indstilling” jfr. ovenstående er opfyldt og den samlede score for kriterierne 6 – 10 er 20 point og derover, indstilles ansøgningen til det ansøgte beløb.
• Hvis ”Krav for indstilling” jfr. ovenstående er opfyldt og den samlede score for kriterierne 6 – 10 er mindre end 20 point, indstilles ansøgningen til et mindre beløb end det ansøgte. 

Afslag:

• Ansøgninger, der ikke opnår den samlede mindste score, eller den mindste score for hvert kriterie, får afslag

LAG & FLAG Thy-Mors modtager i almindelighed ansøgninger for et større beløb, end der er til rådighed i ansøgningsrunden. Derfor kan ansøgere ikke forvente, at få hel eller delvis indstilling på deres ansøgning, selvom ansøgningen har opnået mindste scoren på 29 point.

ANSØGNING OG INDSTILLING

Mens du arbejder på din ansøgning:

Efter du har oprettet din ansøgning, kan koordinator også se den.

Vi anbefaler, at du allerede før indsendelsen af din ansøgning kontakter koordinator og får hjælp til din ansøgning, hvis du har behov for det. Når ansøgningen er sendt ind, kan du ikke ændre i den mere og den skal returneres af koordinator, for at du kan arbejde med den igen, hvis der skulle være noget du vil ændre.   

Ved modtagelsen af din ansøgning:

Vi modtager din ansøgning i tast-selv og kvitterer for modtagelsen. 

Koordinator foretager den første gennemgang af din ansøgning og forbereder den til behandlingen i bestyrelsen. Hvis der er fejl eller mangler, får du ansøgningen tilbage, med bemærkninger til de ting, du bør ændre/udbedre. Koordinator kigger på indhold, forståelse og krav.

Bestyrelsens behandling af ansøgningerne før indstillingsmødet:

Ca. to uger før indstillingsmødet er koordinators gennemgang af ansøgningerne færdig og ansøgningerne frigives til bestyrelsen. Bestyrelsen modtager også vurderingsskemaet, udfyldt med relevante data fra ansøgningerne og en neutral vurdering.

Bestyrelsens behandling af ansøgningerne starter med en gennemgang af alle modtagne ansøgninger og de medsendte bilag. Hvert bestyrelsesmedlem foretager deres egen individuelle vurdering af ansøgningerne.

Bestyrelsens behandling af ansøgningerne ved indstillingsmødet:

LAG´en vurderer projekterne i forhold til de øvrige indkomne ansøgninger i en given ansøgningsrunde, for at kunne afgøre hvilke projekter, der i ansøgningsrunden, bedst lever op til de satte mål i LAG´ens strategi.

Resultatet fra vurderingsværktøjet er et udtryk for bestyrelsens samlede vurdering af projekterne og er afgørende for hvilke projekter der indstilles, i henholdt til afsnittet om ”BESTYRELSENS BESLUTNINGSGRUNDLAG”. 

Det betyder at et projekt, der har fået afslag i én ansøgningsrunde, godt kan blive indstillet i en anden ansøgningsrunde, da indstillingen afhænger af antal og kvalitet af de indkomne ansøgninger i den enkelte ansøgningsrunde. 

Behandling efter indstillingsmødet:

Dagen efter indstillingsmødet kontakter koordinator, så vidt muligt, alle ansøgere og giver mundtlig besked på, om deres ansøgning får afslag eller bliver indstillet til tilskud. De bliver også oplyst om indstillingsbeløbet.

Indstilling af projekterne:

Efter indstillingsmødet skal der foretages en del administrativt arbejde, inden LAG & FLAG Thy-Mors kan indstille ansøgningerne til Plan- og Landdistriktsstyrelsen. Ansøgninger der ikke indstilles til det ansøgte beløb, skal ”optimeres” inden indstilling og ansøger må forvente, at skulle tilpasse ansøgningen.

De ti prioriteringskriterier:

Den lokale aktionsgruppe vurderer ansøgningerne efter de følgende 10 punkter

1. Projektets relevans i forhold til udviklingsstrategien og de overordnede mål og fokusområder for ordningen.
   Hjælpespørgsmål: Ligger projektet inden for aktionsgruppens udviklingsstrategi og inden for ordningen, jf. bekendtgørelsen?
2. Projektbeskrivelse
   Hjælpespørgsmål: Hvordan er helhedsindtrykket af projektet? Er det et godt projekt? Giver projektbeskrivelsen en god forståelse af projektet og fremgår projektets formål, aktiviteter, tidsplan, budget, mv. af ansøgningen?
3. Er projektet fuldt oplyst?
   Hjælpespørgsmål: Er projektet fuldt oplyst? Er der tilbud på relevante udgifter? Kan projektet opnå relevante tilladelser, lejekontrakt, mv.? Foreligger der en god forretningsplan? Foreligger der et driftsbudget gældende for erhvervsprojekter?
4. Projektansøgers kapacitet og økonomiske ansvarlighed
   Hjælpespørgsmål: Fremstår ansøger troværdig? Er ansøger i stand til at gennemføre et LAG- eller FLAG-projekt? Har ansøger de nødvendige administrative og økonomiske ressourcer?
5. Lokal forankring og samarbejde
   Hjælpespørgsmål: Er projektet forankret i lokalsamfundet, fx ved brug af lokale ressourcer og netværk? Skaber projektet nye netværk i lokalområdet? Skaber projektet nye formelle samarbejder? Er samarbejdspartnerne relevante? Vil de styrke området og projektet?
6. Nyhedsværdi og innovation
   Hjælpespørgsmål: Skaber eller anvender projektet ny viden eller kendt viden på nye måder? Tilfører projektet nyskabende elementer som fx nye produkter, nye processer, nye sociale/kulturelle tilbud etc. til vores område?
7. Projektets levedygtighed
   Hjælpespørgsmål: Har projektet et længerevarende perspektiv? Er det levedygtigt efter projektperiodens afslutning? Kan projektet opretholdes i de krævede 3 eller 5 år efter udbetaling?
8. Gør aktionsgruppens midler en forskel (kritisk kapital)
   Hjælpespørgsmål: Vil aktionsgruppens midler gøre en forskel ift. at realisere projektet? Vil projektet blive til noget uden støtte? Realiseres projektet hurtigere med midler fra aktionsgruppen? Bliver projektet bedre/større?
9. Projektets effekter
   Hjælpespørgsmål: Er de forventede effekter af projektet tilfredsstillende og realistiske?
10. Forholder projektet sig til bæredygtighed?
    Hjælpespørgsmål: Forholder ansøgeren sig til et eller flere af FNs 17 verdensmål om bæredygtig udvikling. I hvor høj grad er disse relevante og beskrevet i ansøgningen/forretningsplanen.